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Notfallplan - was tun wenn Sie ausfallen?

Niemand denkt gerne daran - aber oft ist es schneller geschehen als man glaubt. Wenn Sie wieder fit sind, sollte Ihr Lebenswerk noch immer stehen.

Stichworte: Notfallplan | Risikomanagement

Der Glaube an die eigene Leistungsfähigkeit

Der Gang in die Selbständigkeit ist häufig mit dem unbedingten Glauben an die unbegrenzte eigene Leistungsfähigkeit verbunden. Gedanken an Schwäche - und erst recht an Krankheit - haben daher häufig keinen Platz. Und je jünger umso weiter werden solche Überlegungen weggeschoben.

Es muss nicht immer Krankheit sein

Natürlich denken wir alle zuerst einmal an Krankheit oder Unfall in diesem Zusammenhang. Aber vielleicht möchten Sie jetzt schon gar nicht mehr weiterlesen, so unangenehm ist Ihnen der Gedanke. Also versuchen wir es mit einem anderen Beispiel.

Es mag ein bisschen weit hergeholt klingen, aber stellen Sie sich vor, Sie haben endlich den langersehnten Urlaub in ein exotisches Land angetreten. Und dann: politische Unruhen, vielleicht ein Umsturz. Sie sitzen irgendwo in einem ganz romantisch -ursprünglichen Dorf fest, ohne Internetanschluss und Telefon. Sie haben zwei Wochen lang keine Möglichkeit, mit Ihrer Firma Kontakt aufzunehmen.

Was passiert in Ihrem Unternehmen?

Nur einige Beispiele zum Nachdenken:

  • Welche Unterlagen haben Sie weggesperrt und keiner kann ran?
  • Wer kann dafür sorgen, dass trotzdem notwendige Zahlungen geleistet werden?
  • Wer kann an Ihren PC, kennt die Passwörter?
  • Wer kann eventuelle Kundenkontakte in der Zwischenzeit weiterführen?
  • Wer ist über mündliche Vereinbarungen mit Kunden oder Lieferanten informiert?

Informationsfluss und Ansprechpartner

Je stärker ein Unternehmen durch eine Person geprägt ist, umso größer die Gefahr, dass der Informationsfluss nicht mehr funktioniert. Damit fehlt oft auch die wichtigste Ansprechperson sowohl innerhalb des Unternehmens, aber auch bei den Kontakten nach außen. Ein an sich gesunder Betrieb kann ins Wanken geraten, wenn im Notfall keine zweite Ebene einspringen kann

Überlegen Sie daher:

  • Welche Aufgaben werden derzeit nur von der Geschäftsführung wahrgenommen?
  • Wer kann im Notfall welche Aufgaben übernehmen?
  • Wer braucht welche Informationen, um diese Aufgaben gegebenenfalls übernehmen zu können?
  • Gibt es die nötigen Vollmachten (z.B. für Bankkonten)?

Das Notfallhandbuch

Im Fall des Falles sind Ihre Mitarbeiter/innen vermutlich ohnehin überfordert. Alle fragen sich, wie es nun weitergehen soll.

Ihre Mitarbeiter/innen sollten in einer solch schwierigen Situation nicht mehr Verantwortung und Aufgaben zu tragen haben, als notwendig. Sie brauchen nun klare Handlungsanleitungen. Legen Sie diese am Besten schriftlich in Form eines Notfallhandbuches fest. Gehen Sie mit Ihren Mitarbeiter/innen den Ernstfall durch und überprüfen Sie dabei, ob Sie wichtige Punkte übersehen haben. Nicht vergessen: Das Notfallhandbuch muss im Ernstfall auch zugänglich sein!

Hilfe, der Laden läuft auch ohne mich!

Sie haben vielleicht jahrelang im Schweisse Ihres Angesichts das Unternehmen aufgebaut und nun sollte es auch ohne Sie gehen. Schrecklicher Gedanke? Sehen Sie es positiv, Sie müssen sich nicht mit der Grippe ins Büro quälen, sondern können sich die paar Tage zur Erholung gönnen. Sie können beruhigt in Urlaub fahren, Ihre Mitarbeiter/innen wissen, was zu tun ist.

Außerdem: keine Sorge, ein/e Chef/in wird nie überflüssig. Erst recht nicht jene, die dafür sorgen, dass ihr Beinbruch nicht gleichzeitig einen Beinbruch für den ganzen Betrieb bedeutet.

Online seit: 10.02.2004

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