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EDV-unterstützte Prozesse können Kosteneinsparungen bringen, verursachen aber auch Kosten, die oft nicht ausreichend überprüft werden. Kostenfresser sind häufig historisch gewachsen, typische Beispiele sind:
- heterogene IT-Struktur, Komponenten sind nicht kompatibel;
- parallele Datenbanken, die nicht synchronisiert werden (können), Insellösungen;
- Anschaffungen ohne detaillierte Analyse der Anforderungen.
So finden Sie heraus, ob Sie bei der EDV Kosten einsparen können:
1. Inventarisieren Sie...
... sämtliche Hardware, Software, Service- und Lizenzverträge, so erkennen Sie, welche Pakete notwendig sind. Oft wurden Lizenzen angeschafft, die inzwischen nicht mehr genutzt werden.
2. Filtern Sie einzelne Module...
... nach logischen und prozessorientierten Zusammenhängen, z.B. Homepage, Email, Internet-Anbindung. Definieren Sie Ihre Anforderungen an das jeweilige Modul, z.B. Verfügbarkeit, Schnelligkeit, Sicherheit, etc.
Serviceleistungen sind typische Kostentreiber: Brauchen Sie z.B. wirklich den im Preis inkludierten 24-Stunden-Telefon-Support? Würde Erreichbarkeit während der Geschäftszeiten vielleicht auch genügen?
3. Suchen Sie nach Alternativen, z.B.
- Einsatz von Open Source (lizenzfreier Software),
- günstigere Tarifmodelle bei der Internet-Anbindung,
- Softwarepakete mieten statt kaufen.
Schließlich müssen die Umstiegskosten und Folgekosten zu den laufenden Einsparungen in Relation gesetzt werden.
Mein Tipp:
Mitarbeiter wissen oft gut über Einsparungspotenziale Bescheid und müssen schließlich mit den Veränderungen umgehen können. Ein prämiertes Vorschlagswesen für Mitarbeiter/innen hat sich schon oft als Begleitmaßnahme bewährt.
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